科研经费报销服务指南

一、报销原则

1．科研经费的支出应按预算或合同执行，纵向经费按照批复的预算支出，横向经费按签订的合同支出。

2．科研经费的支出实行承诺机制。报销时，若签字齐全，视同项目负责人承诺提供的材料真实、合理、合规、相关，并符合项目资金管理的相关规定。

二、报销流程及审批权限

（一）科研经费报销流程

（二）审批权限

1.纵向科研经费

2.校级项目、高层次人才及博士科研启动经费

3.研究所科研平台建设

4.横向科研经费

横向科研经费实行项目负责人负责制，无论金额大小，审批单均由项目负责人审批，原始发票背面仅由项目负责人签字即可。

（三）预算调整

在预算批复后确需调整并符合相关科研经费管理办法规定的，项目负责人在科技处网站下载“西安航空学院纵向/横向科研项目经费预算调整申请”（附表3/4），经相关负责人审批后，报销经办人持原始预算表、预算调整申请以及相关票据至财务处会计科办理报销手续。

三、具体报销事项的要求

1.差旅费

（1）报销的差旅费单据需有往返程，若火车票、机票等票据遗失，报销经办人须提供纸质版网上购票订单详情，以及书面情况说明，并由项目负责人、财务处负责人审核签字。

（2）参加会议或培训，出行前须告知所在部门的负责人并在通知文件上签字批准参会；若为调研差旅且无相关文件的，须在出行前填写“调研申请表”（附表5），调研时间两周及以上的，须对方单位出函。

2.会议费

会议费是指科研项目组举办（含主办、承办）各类会议、论坛直接发生的各项费用支出，包括住宿费、伙食费、会议场地费、设备租赁费、交通费、文件印刷费、医药费等。

项目负责人在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知（包含会议议程）、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用发票、明细单、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

3.版面费

报销版面费，应提供版面费发票、论文录用通知或期刊封面、目录及文章第一页的复印件，开具发票单位应与期刊出版单位一致，若为杂志社委托其他单位或公司代开具版面费发票，报销人需联系杂志社出具委托出票单位代开版面费发票的证明并加盖杂志社公章作为报销凭证。

4.专利费

报销专利相关费用，若为发明专利受理费用须提供专利申请受理通知书以及国家知识产权局专利收费收据；若为发明专利授权费用须提供发明专利证书以及国家知识产权局专利收费收据；若为专利代理费须提供与专利代理机构签订的协议及原始发票。

5.交通费

报销市内交通费，票据应为西安市出租车票、公交车票或地铁票等公共交通票据,若为滴滴专车等网约车发票，须提供行程单。

6.材料费

各二级学院（部）应建立所购置材料的验收、保管、出入库、领用、审核等制度，设立固定场所存放，指定专人统一验收管理，材料费发票背面须验收人签字，方可办理相应报销手续。项目负责人应加强对材料、低值易耗品的采购、使用和保管等环节的管理，自觉接受有关部门的监督检查。

7.劳务费

领取劳务费，应按批复的预算（纵向）或合同（横向）据实列支，参与项目研究的在校专本科生、研究生及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等，均可开支劳务费，通过个人银行卡发放，并依法缴纳个人所得税。在校学生须提供加盖所在院系公章的在校证明。劳务费的开支标准，参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平，根据其在项目研究中承担的工作任务确定，其社会保险补助纳入劳务费科目核算。劳务费发放模板在财务处网站—下载中心处下载，横向科研经费实行项目负责人负责制，劳务费白条仅由项目负责人签字；除横向科研外，其他科研劳务费白条无论金额大小均须主管科研工作的副校长签字审批，其余参照第二部分审批权限签字。

8.维修费、租赁费、测试、委托加工、数据处理等费用

无论金额大小，均应提供加盖服务单位发票专用章的明细清单。

9.国外票据

外文发票应附中文翻译件和银行付款凭据，中文翻译件应包括发票主要内容，如年月日、事项、数量、金额、外币币种等，并经项目负责人审核签字。

10．外拨经费

纵向科研项目需向外单位拨款时，申请转拨经费的项目负责人要向所在二级学院（部）、科技处、财务处提供项目批复、项目合同和其他必要的材料，财务处依据转拨批件、项目合同、合作单位的合法有效财务凭证办理转拨手续。

横向科研项目需外拨经费时，项目负责人须填写“西安航空学院横向科研项目协作经费转出审批表”（附表6），并向学校财务处提供项目批复、（外协）项目合同、收款单位相关资料，按合同约定办理转拨手续、合作单位是企业的，应提供法人统一社会信用代码证、资质证书（有资质要求的）、开户银行和账号等。收款单位是高校科研院所、社会团体等公益性组织的，须提供收款单位统一社会信用代码证。项目负责人应对合作（外协）业务的真实性、相关性负责。

11.代购设备款

代购设备款只能用于合同中规定的为对方购买的设备，项目组凭设备发票在科技处备案，不需办理固定资产登记。在财务处办理报销或转账手续时需附项目立项合同书。

12.其他日常报销事项参考一般经费报销要求。